Suurkiitokset PRY Projektiammattilaiset ry:lle, että sain vierailla aamun webinaarissa jakamassa projektiammattilaisille vinkkejä muutoksenjohtamiseen erityisesti järjestelmä- ja digitalisaatioprojektien kontekstissa!
Nostona muutamia pointteja:
Onko tekoälytransformaatio organisaatiossa suunnitelmallinen muutos, jolla on selkeä muutostavoite, vai onko se ulkoa "saapuva" suunnittelematon muutos, johon organisaation pitää sopeutua selvitäkseen? Suunnitelmallista muutosta voidaan johtaa muutoksenjohtamisen käytännöillä ja malleilla, kun tiedossa on tavoite tai visio, jota kohti kuljetaan. Tekoälytransformaatio on hähmäisempi. Vahvasti antifragiili organisaatio kääntää sen toki uudeksi liiketoiminnaksi. Ehkäpä minkä tahansa organisaatioiden on hyvä ottaa itseään niskasta kiinni ja sanoittaa tekoälyn hyödyntämisen tavoitetila, jolloin muutosta voidaan myös johtaa ja luoda hallinnantunnetta epävarmuuteen.
Muutos ei tapahdu itsestään. Se tapahtuu vain ihmisten tekemänä. Jotta muutos onnistuu, on varmistettava ja vahvistettava ihmisten toimijuutta muutoksen tekijöinä. Keinoina esimerkiksi osallistaminen, valtuuttaminen, vaikuttamisen mahdollisuudet, yhteinen suunnittelu ja testaaminen, uuden oppimisen ja vanhasta poisoppimisen tukeminen, osaamisen jakamisen ja dialogisten foorumien varmistaminen muutosvastarinnan syiden ymmärtäminen ja niistä oppiminen, luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden kasvattaminen, valmentava ote johtamisessa tai turvallisuuden tunteen vahvistaminen, kun muu maailma on tulessa.
Kouluttaminen ei ole riittävää muutoksenjohtamista. Jeff Hiattin klassisen ADKAR-mallin mukaan ihmisten ajattelussa, motivaatiossa ja ymmärryksessä tulee tapahtua muutoksia ennen kuin uutta tarvittavaa kyvykkyyttä voidaan kouluttaa. Jos sinulla on pöydällä digityökalun käyttöönotto (varsinkin kengännauhabudjetilla), tee se silti vähintään kolmessa osassa: 1. pidä ensin info, jossa kerrot tavoitteet ja syyt niiden taustalla sekä mitä ihmisiltä odotetaan, 2. jätä ihmisille mutustelu- ja keskusteluaikaa, ja 3. kouluta vasta sitten samalle jengille erillisessä sessiossa, kuinka työkalua käytetään infossa sanoitettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Muutoksen vakiinnuttaminen alkaa muutoksen valmistelusta. Jos muutoksessa on karkeasti kolme vaihetta (Michael Beerin mukaan) -- sulattaminen eli valmistelu, muuttaminen eli toteutus ja uudelleenjäädytys eli vakiinnuttaminen -- ei vakiinnuttaminen ole viimeinen päälleliimattu vaihe. Sen tulee psykologisesti alkaa jo heti valmisteluvaiheesta. Eli käytännössä: tee valmistelua jo mielessäsi vakiinnuttaminen: ketä sinun pitää "pehmittää ja ostaa puolellesi", jotta muutos saadaan vakiintumaan.
Esihenkilöt saavat muutoksen aikaan - tai estävät sen. Tiiminvetäjät ja lähiesihenkilöt ovat sillä tavalla jännää jengiä, että jos he eivät lähde mukaan muutokseen sitä toteuttamaan, ei muuten lähde heidän tiiminsäkään. Eli pidä esihenkilöitä sidosryhmänä kuin kukkaa kämmenellä. Pidä omia tilaisuuksia, valmenna muutoksen läpiviejiksi, jaa valmiita materiaaleja hyödynnettäviksi jne.
Kulttuuri syö muutoksen aamiaiseksi. Niin kuin esihenkilöt, myös kulttuuri voi estää muutoksen. Mitä käyttäytymistä tarvitaan, jotta tavoite toteutuisi? Mitkä rakenteet ja prosessit mahdollistavat kyseisen käyttäytymisen? Mitä ajattelua ja ajattelun muutosta tarvitaan, jotta rakenteita ja prosesseja saadaan muutettua? Varmista siis, että myös organisaation rakenteet ja prosessit tukevat haluttua tavoitetilaa.
Konsultoi sun organisaatiota! Kun olet lähdössä läpiviemään muutosta tai vaikka it-järjestelmän käyttöönottoa, sinä et yksinäsi tiedä mitenkään, mitä kannattaa tehdä ja kuinka muutosta edistää. Konsultoi sun organisaatiota: juttele edes sidosryhmien kanssa, haistele ilmapiiriä, edistäviä tekijöitä ja pulmia, haistele muutosvalmiutta, opi toimivista käytännöistä, joita sielläpäin organisaatiota kannattaa hyödyntää, hoksaa, millä tavalla juttelukaveri kollegoidaan voisi osallistua muutoksen suunnitteluun tai toteutukseen. Samalla tulet jo kuin huomaamatta käynnistäneeksi muutoksen: juttelukaverit tulevat tietoiseksi muutoksesta (ADKAR-mallin ensimmäinen porras) ja alkavat pohtia sitä omalta ja viiteryhmiensä kantilta.
Tämän päivän session tallenne ja materiaali ovat saatavilla PRY:n jäsenille jäsensivuilla https://www.pry.fi/kirjaudu-jasensivuille/ .
Sovittiin myös, että jatketaan muutoksenjohtamisen teemoilla 17.11. toisessa PRY:n aamuwebinaarissa, jossa pureudutaan muutoksenjohtamiseen erityisesti tekoälytransformaation kontekstissa. Stay tuned!